高速掃描儀、高拍儀在公檢法系統的應用

公檢法案卷管理系統

一、法院檔案管理現狀

人民法院的訴訟檔案是國(guó)家重要的專業檔案之一，是人民法院審判活動的真實記錄，訴訟檔案管理工作是審判工作不可分割的組成(chéng)部分。這(zhè)些檔案都(dōu)是以傳統紙張爲載體的保存方式，占據了大量的空間，除個别法院外，大部分采用傳統的手工管理方式。這(zhè)種(zhǒng)管理方式已難以适應檔案管理工作現代化的要求，也無法滿足公衆查詢訴訟檔案的需求。随著(zhe)國(guó)家依法治國(guó)基本方略的實施，人民群衆的法制觀念的增強，起(qǐ)訴到法院的各類案件大量上升，各類檔案信息量越來越大。無論從社會(huì)外部來看還(hái)是從法院内部看，對(duì)法院檔案的公開(kāi)、利用的要求日漸增多。如何發(fā)掘和利用這(zhè)些成(chéng)千上萬的檔案信息，是人民法院檔案管理的一大難題。而數字信息在存儲、利用和傳輸手段上有著(zhe)紙質資料無法比拟的優點。因此建設訴訟檔案數字化管理系統，是加快檔案信息的有效利用、加強法院檔案的管理水平的有效途徑。

二、建設目标

信息技術的飛速發(fā)展，特别是圖像處理技術、OCR識别技術、全文檢索技術、海量存儲技術、數字水印技術爲檔案管理的現代化提供了有效手段。現代化檔案管理是以數據庫爲管理手段，以掃描紙質檔案圖像和電子數據檔案爲管理對(duì)象，以網絡存貯設備爲存儲介質，利用先進(jìn)的計算機網絡技術、信息處理技術、數字化加工處理和先進(jìn)的壓縮存儲技術，實現從檔案的數字化加工處理、接收到檔案組卷、檔案編目整理、管理到檔案利用及檔案的移交全過(guò)程的計算機管理，達到對(duì)檔案數據進(jìn)行統一管理，實現數字檔案信息的共享，使用戶在合法授權的條件下能(néng)及時(shí)方便地查詢利用有關的檔案信息，從而實現數字化檔案綜合管理。
法院檔案數字化管理的總體建設目标是：運用先進(jìn)的信息技術，建設一個完整、專業、易擴展的綜合數字化加工生産線和檔案信息管理平台，統一檔案管理的标準，規範管理模式、管理制度，實現檔案資源數字化、檔案管理标準化、檔案服務網絡化，更好(hǎo)地爲各級法院領導、法官提供及時(shí)、準确、全面(miàn)的檔案信息，滿足廣大群衆利用檔案信息的需要，進(jìn)一步提高各級人民法院檔案管理水平和利用水平，全面(miàn)建設符合現代檔案管理發(fā)展方向(xiàng)的具有人民法院特色的檔案工作體系。

具體目标如下：

1、建立檔案标準化管理。根據人民法院現有檔案分類代碼、字号等及有關數據情況，建立一套适合人民法院、符合國(guó)家檔案管理要求的檔案标準化管理體系，包括相關管理制度、标準，并提供維護模塊，包括查詢、添加、修改等。

2、建立一套完善的綜合檔案管理信息平台。將(jiāng)所有檔案信息數據進(jìn)行統一的采集、歸檔、整理、分析，爲相關人員所利用，使各機構之間能(néng)夠實現多種(zhǒng)層次的信息管理、數據共享和關聯，建設一個檔案統一管理的重要信息檔案管理系統。
    包括：①檔案采集加工系統，實現紙質檔案、影像、聲音和電子文檔的收集、提取、加工、整理。
            ②檔案資源管理系統，實現檔案資源高效、規範的管理。
            ③檔案資源利用系統，實現檔案資源安全、準确的檢索、利用。

3、建立法院檔案數字化管理系統同法院審判系統、辦公系統的數據交換機制，實現相互之間的有效對(duì)接。

4、建立全省法院的分布式法院檔案數據庫系統，爲建立統一的全省司法數據庫打下基礎。

5、建立統一的安全認證和訪問控制機制，确保系統安全。

6、利用法院外網，建立法院檔案信息發(fā)布環境，實現法院檔案信息的公開(kāi)，提供面(miàn)向(xiàng)社會(huì)的調閱查詢功能(néng)，充分發(fā)揮該項目在法院系統和社會(huì)的效益。

三、軟件采用技術
1、系統要求采用J2EE技術體系結構，以提高系統的先進(jìn)性和兼容性。
2、系統要求采用B/S架構，應用程序不依賴任何特定操作系統、中間件、硬件。系統應穩定。
3、 三層體系結構：整個系統的設計框架應該基于三層體系結構，將(jiāng)邏輯業務層、應用處理層和數據層分開(kāi)，提高系統的性能(néng)。
4、 分布式系統。數據按法院的行政區域劃分采用分布式存貯，系統内任一客戶端能(néng)實現分布式查詢。
5、 可靠的數據備份策略：系統應該提供完整數據備份和恢複策略，定時(shí)備份數據和文檔，并可以在突發(fā)故障時(shí)予以恢複。
6、 系統設計要采用模塊化、構件化的設計思想，提高系統的可擴展性。
7、 系統支持SYBASE、Oracal、SQL server等主流數據庫。

全省法院從級别管理上分三級：高級人民法院、中級人民法院和基層人民法院。
按照檔案分類大綱，各級人民法院檔案卷宗主要分以下幾個類别：
訴訟：含刑事(shì)、民事(shì)、經(jīng)濟、行政、海事(shì)、知識産權、執行、司法鑒定等；（按性質分正、副卷）
行政文書類：含黨務、政務、事(shì)務、人事(shì)、後(hòu)勤、财務、審計等；
會(huì)計檔案，含報表、帳簿、憑證等；
特種(zhǒng)載體檔案，含照片、聲像、磁介質檔案、實物等；

系統主要應用功能(néng)包括：
    （一）、文檔掃描功能(néng)。

文檔掃描功能(néng)要求通過(guò)掃描儀及響應的掃描軟件對(duì)案卷進(jìn)行批量掃描，形成(chéng)案卷的影像文件，掃描後(hòu)的文件發(fā)送到相應的影像索引工作流節點。

配套的掃描軟件必須具有良好(hǎo)的可擴展性、與平台無關、支持幾乎所有的掃描輸入設備、采用多種(zhǒng)識别關聯技術、強大的圖像處理功能(néng)、可選的文檔OCR技術、多樣(yàng)的掃描文件格式及相互轉換技術，能(néng)方便地實現與檔案管理系統的銜接，即時(shí)地錄入目錄信息并自動建立與掃描電子文件的對(duì)應關系。系統提供自動糾偏，自動去黑邊功能(néng)。
    （二）、影像索引功能(néng)。

影像索引功能(néng)要求實現對(duì)掃描後(hòu)案卷文件進(jìn)行歸檔，歸檔過(guò)程中完成(chéng)創建索引、查詢修改索引的功能(néng)，然後(hòu)將(jiāng)歸檔後(hòu)的信息保存。
    （三）、系統管理。

包括組織、人員、組别、角色定義，流程、表單、界面(miàn)定制，權限分配，日志管理、督辦、監控等功能(néng)。
        ①用戶管理。用戶除了法院内部的審判法官、其他行政工作人員外，還(hái)有與受案地相同級别的當地黨委、人大常委會(huì)，上級法院、人民檢察院、公安機關、國(guó)家安全機關、受委托律師，以及與案件有關的當事(shì)人等。另外，對(duì)一些不能(néng)按有關規定利用檔案資料的人，應列入專門的惡意用戶名單。
        ②權限管理。每個文件的閱讀對(duì)象應建立相對(duì)權限，隻有經(jīng)嚴格審批後(hòu)的用戶方可查閱相關檔案資料。根據檔案利用對(duì)象，以及用戶提出的要求，有關管理人員應明确确定開(kāi)放卷宗的性質（正卷、副卷）、數量、卷内細目（因審判業務不同卷内細目另附表說(shuō)明）、使用期限、是否同意拷貝等相關權限。
                1、院領導及審委會(huì)成(chéng)員的權限。具有查看本院全部卷宗的權限；
                2、業務庭領導的權限。各業務庭負責人有權查看本庭各合議庭的審理卷宗；
                3、審判員及助理審判員的權限。審判員及助理審判員隻可查看所在合議庭經(jīng)辦的案件卷宗；
                4、書記員的權限。書記員隻可查看所在合議庭辦理的案件卷宗；
                5、外部人員的權限。
                        1）單位。黨政機關、人大等組織機構的工作人員憑單位介紹信辦理相關手續後(hòu)方可開(kāi)放權限。
                        2）律師。律師因接受案件當事(shì)人的委托，作爲訴訟代理人參與訴訟，因訴訟需要查閱案件有關材料的，憑介紹信及執業證明在辦理相關手續後(hòu)，提交該案書記員或審判人員，由法官開(kāi)放權限，查看與其代理案件相關的案卷材料；查閱已審理終結的案件有關材料，應與法院有關部門工作人員聯系，獲取權限。
                        3）當事(shì)人。民事(shì)案件當事(shì)人憑個人有效證件與法院工作人員聯系，法院向(xiàng)其開(kāi)放查閱與該當事(shì)人有關案件的案件材料權限。
        ③具備完善的工作流控制管理體系，用以靈活地控制管理人民法院檔案管理工作流。在工作流控制管理平台中定義各節點的使用權限，确保系統數據安全。
        ④應具有方便的自定義表單設計（關聯數據庫結構定義），系統界面(miàn)設計。
        ⑤編碼管理，數據字典維護與管理，日志管理。
    （四）、曆史檔案管理。法院檔案一般分爲以下幾種(zhǒng)：訴訟類、文書類、法醫類、會(huì)計類、科技類（含基建、固定資産等項）、特殊載體類。數字化處理主要針對(duì)法院的訴訟檔案和文書檔案，其餘類别的檔案以錄入條目爲主。需要進(jìn)行數字化處理的檔案：

1、訴訟檔案。

訴訟檔案的分類主要有以下幾個方面(miàn)：
        1）級别管理。這(zhè)裡(lǐ)的級别管理是指法院編制的三個級别，即：高級人民法院、中級人民法院包括專門法院（海事(shì)法院）、基層人民法院等。
        2）案件類型管理。法院受理的案件有刑事(shì)訴訟案件、民事(shì)訟案案件、行政訴訟案件、告訴申訴案件等。而民事(shì)訴訟案件中又有經(jīng)濟合同糾紛、知識産權糾紛等案件。
        3）審級管理。指法院對(duì)案件的審判程序，如一審、二審、再審等。
        4）保管期限管理。保管期限分爲短期、長(cháng)期、永久。
        5）數量管理。對(duì)庫存文檔類檔案的數量以卷、冊計，音像類等物殊載體及實物類以套、件計。
        6）檔案利用管理。對(duì)于紙質檔案的查閱、借閱、拷貝按有關規定辦理相關手續，并進(jìn)行記錄，以便掌握每份卷宗的去向(xiàng)。對(duì)于借出後(hòu)長(cháng)期未能(néng)歸還(hái)的案卷，要能(néng)發(fā)出催還(hái)警告；對(duì)于電子檔案的查閱、拷貝都(dōu)應有詳盡的記錄。

2、文書檔案。
        1）分類管理。文件按發(fā)文年份、發(fā)文機關、發(fā)文内容分類。
        2）密級管理。保密等級分别爲秘密、機密、絕密。
        3）保管期限管理。保管期限分爲短期、長(cháng)期、永久。
        4）OCR文檔處理。對(duì)法院系統内的所有文書檔案都(dōu)能(néng)做到OCR文檔處理，以便随時(shí)調閱利用。對(duì)文書檔案經(jīng)OCR處理，可進(jìn)行全文檢索。對(duì)各類檔案分别定密、解密。按照需要分爲普通、内部使用、保密、機密、絕密幾個保密等級。
    （五）、格式文檔管理。爲了嚴格管理流程管理，要求相同級别的法院在電子檔案形成(chéng)過(guò)程中使用的各類文檔格式一緻，以便將(jiāng)來資源共享。這(zhè)類文檔包括：卷宗封面(miàn)、卷内目錄、立案信息表、立案審批表、審判流程信息表、送達回證、卷宗備考表、查閱登記表、借閱登記表、調檔登記表、各類統計表等。卷宗封面(miàn)、卷内目錄、卷宗備考表等各項應具備自動生成(chéng)功能(néng)，對(duì)于審理過(guò)程中沒(méi)有出現的項目即不再生成(chéng)列出，隻按審判流程順序列出經(jīng)過(guò)的各個項目。
    （六）、智能(néng)檢索查詢。

查詢具備全文檢索和模糊查詢功能(néng)。輸入任一條件的個别信息得到所有含有該信息的條目性查詢結果，并可以進(jìn)一步對(duì)整個案卷及關聯案卷進(jìn)行深層次查詢；複合條件查詢。根據待查文檔的信息（審判法院、案件類型、案由、案卷字号、受理時(shí)間、結案時(shí)間、歸檔時(shí)間、公訴機關、被(bèi)告人、原告方、被(bèi)告方、上訴方、被(bèi)上訴方、審判長(cháng)、助理審判員、書記員、保管期限等），做到準确迅速地查出。
    （七）、數據加密管理。

采用圖像加密技術、軟件加密、數字水印等多種(zhǒng)影像安全技術，來防止影像檔案數據未被(bèi)授權的非法複制、非法查看和非法修改。所有的電子影像以壓縮方式進(jìn)行加密存儲，要求不影響利用效果。
    （八）、歸檔驗收管理。

業務庭辦案人員將(jiāng)全部案卷材料掃描進(jìn)行數字化處理後(hòu)，將(jiāng)電子檔案提交檔案管理部門驗收歸檔，由檔案管理人員對(duì)提交歸檔的電子檔案進(jìn)行驗收評定，對(duì)不符合要求的退檔并提出整改意見，直到合格。辦案人員在接到驗收合格的通知後(hòu)，再將(jiāng)案卷材料裝訂成(chéng)冊和電子檔案一同歸檔。
    （九）、統計管理。

爲全面(miàn)掌握法院檔案管理相關數據，分以下幾方面(miàn)進(jìn)行統計，以便對(duì)數據進(jìn)行分析利用。1、法院檔案管理人員統計。對(duì)全省法院檔案管理人員按以下幾項進(jìn)行分類統計：1）檔案機構；2）人員編制。①專職人員情況：單位、姓名、性别、年齡（50歲以上、35—50歲、35歲以下）、政治面(miàn)貌、文化程度（研究生、雙學(xué)曆、大學(xué)本科、大專、中專、高中）、審判職稱（審判員、助理審判員、書記員）、檔案專業程度（研究生、大學(xué)本科、大專、中專、職業高中、在職培訓教育）、檔案幹部專業技術職稱（研究館員、副研究館員、館員、助理館員、管理員）。②兼職人員數量。2、檔案用房及設備統計。1）檔案用房。包括庫房面(miàn)積、辦公室面(miàn)積、閱卷室面(miàn)積、其它房面(miàn)積；2）設備。包括檔案用櫃、架、空調設備、去濕設備、除塵設備、消防設備、微機及關聯文檔處理設備、其它設備等。3、庫存檔案統計。1）訴訟檔案。對(duì)訴訟檔案（包括法醫卷）要能(néng)以審判法院、案件地點、案件類型、判決時(shí)間、刑期、案卷冊數（正、副卷）等分類；2）文書檔案。文書檔案要能(néng)以文件類型、發(fā)文機關、發(fā)文時(shí)間、文件密級等分類。4、檔案利用情況統計。對(duì)案件類型、查閱人情況、查閱人數、查閱次數、查閱卷數等分類。
    （十）、收費管理。

考慮到將(jiāng)來法院管理的部分檔案要向(xiàng)社會(huì)公衆開(kāi)放，要求設置收費管理功能(néng)。
    （十一）、數據備份與恢複功能(néng)。

要求提供一次全量備份、在線增量、曆史數據等多個備份方案及災難後(hòu)數據庫恢複方案。
    （十二）、提供應用軟件接口。

與人民法院審判系統、辦公自動化系統做好(hǎo)數據接口，避免數據重新錄入。直接讀取數據庫相關數據，盡量減少數據轉換。
    （十三）、檔案保管
檔案保管是檔案保管部門接收到實體檔案後(hòu)對(duì)檔案存放位置與庫房溫濕度記錄。包括了檔案的出入庫登記、檔案位置索引、庫房溫濕度記錄功能(néng)。